FATMA NUR BAYYAR

Özgeçmiş

Telefon:  

Mail: ozelkalem.cangelenekselokculuk@gmail.com

Özel Kalem Müdürlüğü’nün Görev ve Yetkileri

1. Başkanın Programını Yönetmek

• Kulüp başkanının günlük, haftalık ve aylık programlarını düzenlemek ve bu programların etkin şekilde uygulanmasını sağlamak.
• Başkanın toplantı, ziyaret ve etkinlik takvimini planlayarak katılımını organize etmek.

2. İletişim ve Koordinasyon

• Kulüp başkanının iç ve dış yazışmalarını yürütmek, gelen taleplerin ve yazışmaların yönetimini sağlamak.
• Başkan ile yönetim kurulu, üyeler, kamu kurumları, spor federasyonları ve diğer paydaşlar arasındaki iletişimi sağlamak.

3. Protokol İşlemlerinin Yürütülmesi

• Kulüp başkanının katılacağı resmi ve özel etkinliklerde protokol işlerini organize etmek.
• Yerel yönetim, federasyonlar ve diğer kulüplerle olan resmi protokol işlemlerini yürütmek.

4. Raporlama ve Bilgilendirme

• Başkanın katıldığı toplantılar ve görüşmelerle ilgili detaylı raporlar hazırlayarak kulüp içi bilgilendirme sağlamak.
• Önemli gelişmeleri, alınan kararları ve başkanın faaliyetlerini yönetim kuruluna ve ilgili birimlere aktarmak.

5. Toplantı ve Organizasyonların Planlanması

• Başkanın başkanlık edeceği toplantıları organize etmek, toplantı gündemini ve gerekli belgeleri hazırlamak.
• Toplantı notları ve kararların kayıt altına alınmasını sağlamak, takip süreçlerini yürütmek.

6. Bilgi ve Belge Yönetimi

• Başkanlık makamına iletilen bilgi ve belgeleri düzenli şekilde arşivlemek, gizlilik ve güvenlik kurallarına uygun olarak yönetmek.
• Başkanın resmi yazışmalarını hazırlamak ve gerekli durumlarda imzalanacak belgelerin koordinasyonunu sağlamak.

7. Ziyaret ve Görüşmelerin Organize Edilmesi

• Başkanın diğer kulüpler, kurumlar ve spor camiası ile yapacağı ziyaret ve görüşmeleri organize etmek.
• Ziyaret ve görüşmeler öncesinde gerekli hazırlıkları yapmak, bilgi ve belgeleri başkana sunmak.

8. Basın ve Halkla İlişkiler Faaliyetlerinin Yönlendirilmesi

• Kulüp başkanının medya ile ilişkilerini yönetmek, basın açıklamaları ve röportajları organize etmek.
• Başkanın halkla ilişkiler faaliyetlerinde bulunacağı etkinliklerde koordinasyon sağlamak.

9. Özel Kalem Personelinin Yönetimi

• Özel Kalem Müdürlüğü bünyesindeki personelin görev dağılımını yapmak ve çalışmalarını koordine etmek.
• Özel Kalem personelinin iş verimliliğini artıracak eğitimler düzenlemek ve gelişimlerini takip etmek.

10. Başkanın Temsil ve İtibarını Güçlendirme

• Başkanın kulüp içi ve dışı temsil faaliyetlerinde destek olmak, prestijini güçlendirecek protokol ve imaj çalışmaları yürütmek.
• Kulübün vizyonu ve misyonuna uygun olarak başkanın kurumsal duruşunu destekleyen faaliyetleri organize etmek.

Yetkileri:

• Kulüp başkanına ait tüm iletişim, organizasyon ve protokol işlerini yürütme yetkisi.
• Başkanın talimatlarına uygun olarak diğer yönetim birimleri ve dış paydaşlarla iletişim kurma yetkisi.
• Başkanın günlük iş akışını organize etme ve planlamada yetki sahibi olma.
• Özel Kalem Müdürlüğü personelini yönetme ve denetleme yetkisi.